Mi PKM: GTD, Zettelkasten y ¿P.A.R.A.?

Cuando el pasado verano comencé mi trabajo con varias herramientas en busca de un sistema adecuado para sustituir a Evernote como mi almacén de información y escribí Gestión del Conocimiento Personal salió a relucir el viejo artículo de «Construyendo un segundo cerebro con Emacs y org-mode» y emergió la idea de la creación del Grupo de Telegram PKM.

Esta idea, compartida con @xelatics, al que, creo, me adelanté por muy poco, a la hora de crear el grupo y al que siempre he considerado compañero en este camino me ha llevado a estudiar estos tres aspectos GTD, Zettelkasten y el Sistema P.A.R.A. de Tiago Forte

A partir de ahí, y con muchas pruebas por medio, ha ido creciendo y tomando forma un nuevo enfoque de mi forma de aprender y también de compartir y ese camino ha llevado a este nuevo remozado del Blog.

Os cuento …

El cambio en el Blog

Lo primero de todo es necesario entender que esto es una consecuencia de revisiones, nuevos proyectos y cambios de perspectiva, que quizás puedan marearos, pero que a mí me resultan muy naturales según mi aprendizaje va avanzando.

Lo primero importante es que este crecimiento se ha producido en comunidad, en especial viendo la evolución del Grupo de Telegram, lo que me ha hecho pensar que era necesario dotarlo de un sitio de encuentro. Esa es la razón del cambio de aspecto y de dominio a pkm.es que se irá realizando progresivamente.

Por otro lado me gustaría que esta idea se consolidase como una comunidad de aprendizaje orientada más al conocimiento que a la productividad y me gustaría verla crecer en ese camino, incorporando otros autores, que quieran aportar alrededor de este concepto.

Además hoy es un día especial, ya que se cumplen 2 años de la muerte de mi padre. El me enseñó siempre a ser consecuente, que no constante, y por ello me he atrevido a dar este salto al vacío y lo hago hoy en homenaje a él.

Con todo esto me ha parecido oportuno el cambio del nombre de «Jubilación Efectiva» a «Gestión del Conocimiento Personal» como reconocimiento al concepto que me esta haciendo progresar.

Seguramente vengan más cambios, pera serán sobre esta base.

Las bases de mi sistema.

Y ahora vamos al grano ¿a donde voy llegando desde mi estudio y trabajo con GTD, Zettelkasten y P.A.R.A.?. Voy a dejaros, cómo inicio, una visión global de la situación actual de mi forma de trabajar.

Hace poco comentábamos en el grupo de PKM este vídeo, cuyo título se parece mucho al trabajo que venía realizando desde el verano y por eso me ha parecido oportuno contaros el planteamiento de mi PKM, que nace a partir de estos tres sistemas, y que se va ajustando día a día.

No os voy a explicar que son estos sistemas, que eso esta hecho hasta la saciedad, y mejor de lo que yo lo haría, aunque os dejo algunas referencias que creo importantes.

Lo que os voy a contar es el papel que yo les doy en la gestión global de mi conocimiento, es decir en mi PKM, y como estoy tratando de seguir, o no, sus principios sin desvirtuarlos.

GTD

El GTD, es lo que es, se han escrito ríos de tinta al respecto y el acrónimo es universalmente utilizado cómo reclamo desde el punto de vista del SEO y el marketing de la productividad, aunque muchas veces los planteamientos que se hacen ni se acercan a la propuesta de David Allen.

He hablado en diferentes ocasiones de él, por ejemplo en ¿Qué es GTD?, o mejor: Mi visión de GTD, aunque esa perspectiva se ha visto muy superada por la formación recibida y el aprendizaje en el grupo de Aprendiendo GTD.

Aunque sé perfectamente que no soy un usuario avezado del mismo, sí que sé que ajustarse a sus principios facilita no perderse por el camino.

También he podido experimentar que en la implementación de GTD cuanto más cercano al papel y menos dependiente de la herramienta más fácil es el seguimiento de sus buenas prácticas.

Desde el punto de vista de mi PKM, GTD no solo me ha traído hasta aquí, sino que me parece imprescindible que cualquier planteamiento que haga me permita seguir usándolo sin fricciones y con el menor número de parches posibles, es más, si es sin ninguno mejor.

Zettelkasten

Zettelkasten ha sido mi mayor descubrimiento de está época de trabajo y el Club de Lectura con Guía Carmona del libro de Shönke Ahrens ha sido toda una epifanía.

Su descubrimiento, y empezar a practicarlo con Obsidian me han permitido un tratamiento mucho más serio de mis notas, ajustándome a un flujo de trabajo que encaja perfectamente con el de GTD y que favorece enormemente la emergencia de ideas.

En este sentido, tratar los materiales de referencia y apoyo a proyectos, dos aspectos que David Allen deja muy a criterio del usuario, siguiendo los criterios de Zettelkasten se ha revelado altamente productivo y eficiente en mi organización, sin desestabilizar para nada el flujo de GTD.

Ahora simplemente, al aclarar y organizar hay materiales que van al Zettelkasten y he incluido un contexto especifico para trabajar en mis notas.

Sistema P.A.R.A.

La tercera pata de este banco pasa por un aspecto importante que es la organización de archivos, algo que para mi siempre ha sido una debilidad.

El sistema P.A.R.A. de Tiago Forte plantea una estructura básica de carpetas, muy orientada a la acción, pero rígida, y que implica que la información se mueva entre ubicaciones, o cambie de estado según @xelatic, lo que a mi entender mete ruido en el flujo de trabajo, por lo que aunque comencé a aplicarlo en la organización de mi ordenador, no lo termino de ver útil en la estructura de mi PKM que necesito sea más fluida y sencilla de aplicar, por lo que lo he descartado en mi bóveda de Obsidian.

Mi sistema

A la hora de diseñar mi sistema hay algunos principios a los que he tratado de ajustarme, que son:

  • Huir de herramientas y formatos propietarios que puedan ponerlo en riesgo al depender de las decisiones de otros. En este sentido no había duda que el texto plano, o en su defecto Markdown eran la opción adecuada.
  • Mi flujo de trabajo se basa en GTD, evitando incluir nuevos pasos que alarguen el proceso o me alejen de los modos cerebrales que el flujo de GTD requiere en cada caso. En este sentido también estoy trabajando en planificar rutinas que me permitan estar en un modo u otro de forma consistente.
  • Favorecer el trabajo planificado sin caer en métricas, avances o fechas autoimpuestas irreales. Mi trabajo debe surgir de mis aclarados y revisiones de forma natural. Cada vez más elaboro ideas y busco información al respecto, antes que tener ideas a base de consumir información, algo que siempre me hace perder el norte.
  • Evitar la infoxicación. Como consecuencia de lo anterior voy poco a poco sustituyendo mi lector de RSS por suscripciones a Newsletter que realmente me aportan valor, evitando la sobreexposición y el síndrome de Diógenes y voy cortando drásticamente grupos innecesarios.
  • Favorecer el orden simple y claro. Para ello me resultaron claves dos artículos que quedan en referencias y en este aspecto procuro huir de estructuras jerárquicas, e incluso las inevitables, como las carpetas de ordenador, las facilito mediante notas en mi sistema que enlazan las diferentes carpetas y permiten relacionarlas cómo una nota más.

Con todos estos requisitos y las pruebas realizadas Obsidian se ha mostrado como la app más apropiada y debo decir que su agilidad, al permitirme salir muy poco del teclado, esta siendo una gran experiencia de la que será difícil moverme.

Listas GTD

Mis listas de GTD han estado hasta hace muy poco en Todoist pero al trabajar fundamentalmente en mi ordenador he optado por moverlas a Obsidian lo que me da una experiencia muy cercana al papel y me permite tenerlas muy a mano.

La decisión inicial más compleja era como construir las listas, para lo que se presentaban dos opciones:

  • 1. Con etiquetas sobre notas independientes
  • 2. Una nota por lista.

La solución ha sido mixta. Para las listas de «Siguientes Acciones», «Proyectos», y alguna más que por su tamaño lo recomienda opto por una nota por lista y en el caso de los Proyectos, se asocian a una nota individual cuando este requiere planificación o materiales de apoyo.

Para las varias listas que uso de Incubadora he optado por la segunda opción por facilitar su manejo, aunque aún no descarto acabar haciendo algo similar a lo de la Lista de Proyectos.

Ahora mismo lo que hago para las revisiones semanales es crear a partir de la etiqueta una nota resumen, de carácter temporal y es posible de a esa lista un carácter permanente. Esa nota la paso a PDF estas listas, las imprimo, y repaso en el papel, capturando lo que toque, lo que al alejarme del ordenador me esta ayudando bastante a no perderme.

La lista Calendario y Tickler están en mi calendario, sin ningún problema.

El Zettelkasten

Me parece innecesario explicar cómo implemento, mejor dicho voy implementando, el Zettelkasten en Obsidian porque parece creado para eso, simplemente diferencio los distintos tipos de notas por una etiqueta, un trabajo que en las notas nuevas no suele dar trabajo y el repaso de las anteriores se va haciendo poco a poco.

Estructura de carpetas

Como he dicho al final he desestimado usar P.A.R.A. en la bóveda de Obsidian de mi PKM, al menos físicamente, ya que en cierto sentido los Tipos de Nota y las Listas de GTD suplen esa funcionalidad adecuadamente.

Mi bóveda se estructura en cuatro carpetas, CDER que diría @xelatic 😉:

  • Contenido: Contiene las notas de ideas y bibliográficas.
  • Diario: en esta carpeta almaceno las notas diarias y de revisiones que voy haciendo, es un intento para implantar el hábito de mantener un diario reflexivo, idea incorporada de mi breve prueba de Boullet Journal. En el día a día voy haciendo un log en la nota diaria de Obsidian que me ayuda en las revisiones.
  • Estructura: En esta carpeta se incluyen mis listas de GTD, la nota de inicio y los mapas de contenido (MOC) que me permiten mantener organizada toda la información.
  • Recursos: en esta carpeta incluyo varias subcarpetas y son notas y materiales de apoyo a las anteriores. Contiene:
    • Adjuntos: incluye imágenes, pdf y otros adjuntos de otras notas.
    • Contactos: carpeta específica para autores y relaciones personales.
    • Plantillas: las diferentes plantillas que estoy utilizando, que sirven para homogeneizar el formato de las notas.
    • Referencias: Son notas que incluyen enlaces, citas, capturas o materiales que me sirven de base. Estoy probando a usar Zotero para estos materiales y usar aquí una nota cómo enlace, y valorando mover las notas bibliográficas aquí.

Aparte de esto utilizo la raíz de la bóveda cómo bandeja de entrada.

Las Notas

Una vez definidas la estructura el siguiente paso es definir las notas, algo que hago en base a estos conceptos.

Identificación de la nota

Toda nota lleva un Id basado en Time Stamp y un Título.

La verdad es que ahora mismo no termino de ver claro cómo hacerlo simple teniendo en cuenta que el título de una nota es el nombre del fichero Markdown, por lo que parece recomendable incluir el Time Stamp al inicio del título.

Sin embargo esto me complica los links entre notas y puede facilitar la aparición de notas duplicadas, simplemente por que al incluir ese dato los títulos difieren.

Por esto de momento estoy optando por mantener ese Id cómo un metadato de la nota y el título usarlo para un texto significativo del contenido.

Tipo de nota

Esta es una etiqueta que me ayuda a identificar que clase de nota es la que tengo delante y donde debe estar almacenada.

En este momento uso estas:

  • ESTRUCTURA
    • Lista GTD
      • Una por Lista
    • MOC
  • CONTENIDO
    • idea
    • bibliográfica
    • día
    • semana
    • mes
    • año
  • RECURSO
    • Una por tipo de recurso/referencia
  • AREA
    • Una por área. Sólo las uso en los MOC para indicar a que área corresponde ese MOC a fin de facilitar la organización.

Estado de nota

El otro elemento de organización es el estado de la nota que me sirve de recordatorio y me permite en las revisiones ver por donde debo seguir. Estos estados nunca los uso en notas temporales, que por defecto están en la raíz de la bóveda que ejerce de Inbox. Los estados que ahora uso son:

  • Para referencias
    • Pendiente de Anotar
  • Para Ideas y MOC
    • Desarrollar
    • Desarrollando
    • Permanente
    • Sin futuro

El flujo de trabajo

En otro artículo me explayaré más con él pero es muy básico. Se trata de aplicar simplemente el flujo de trabajo de GTD, ya que no creo haya otro mejor, teniendo en cuenta estos aspectos:

  • La nota diaria sirve de log del día y herramienta de captura, es decir es una Bandeja de Entrada.
  • Reservo espacios de tiempo para «Hacer» en especial en el contexto @Zettelkasten, en el que incluyo los temas de revision de notas.

Espero nos sigamos leyendo.

Referencias

1 comentario en “Mi PKM: GTD, Zettelkasten y ¿P.A.R.A.?”

  1. ¡Enhorabuena por esta entrada y ese nuevo dominio, Antonio! Es genial que compartas tu evolución y reflexión, estoy segura de que ayuda a muchos en su camino en esto de gestionar el conocimiento e ir librándonos de la angustia de no consumir tanta información. En ello seguimos.

    Parece muy interesante lo de las listas, ya contarás en el taller.

    Un abrazo,
    Guía

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